Kontrole w zakresie eksploatacji źródeł ciepła – etapy i najczęściej zadawane pytania

Kontrole w zakresie eksploatacji źródeł ciepła (instalacji i urządzeń grzewczych) są prowadzone w celu weryfikacji przestrzegania przepisów ochrony środowiska, w tym wymagań dotyczących stosowanych paliw oraz sposobu eksploatacji urządzeń.

Etapy postępowania

ETAP 1 – Przygotowanie

• Wyznaczane są osoby, które będą wykonywać czynności kontrolne – pracownicy właściwej jednostki organizacyjnej urzędu.
• Ustalany jest zakres kontroli: w szczególności źródła ciepła, rodzaj paliwa oraz sposób eksploatacji.
• Przygotowywane i stosowane są jednolite wzory dokumentów (m.in. upoważnienia, protokoły, wezwania) oraz prowadzona jest ewidencja upoważnień.

ETAP 2 – Upoważnienia kontrolujących

• Każdy kontrolujący posiada imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
• Czynności prowadzone są według procedury obejmującej m.in.: wylegitymowanie, zakres czynności i dokumentowanie oraz zasady ochrony danych osobowych (RODO).

ETAP 3 – Wsparcie specjalistyczne (jeśli potrzebne)

• W uzasadnionych przypadkach może zostać zapewniony udział specjalisty (np. do oględzin technicznych, pomiarów, analiz).
• Specjalista nie wykonuje czynności kontrolnych – jego rola ma charakter wyłącznie techniczny i pomocniczy.
• Jeżeli w danym przypadku specjalista miałby dostęp do danych osobowych, stosowane są wymagane zabezpieczenia formalne i organizacyjne.

ETAP 4 – Przygotowanie konkretnej kontroli

• Kontrole mogą wynikać m.in. ze zgłoszeń, analiz własnych lub danych ewidencyjnych/programów.
• Ustalany jest tryb kontroli:
  • zapowiedziana (z wyprzedzeniem) albo
  • doraźna (w zależności od okoliczności).

W przypadku kontroli zapowiedzianej może zostać przesłane zawiadomienie.

ETAP 5 – Przebieg kontroli

Kontrolujący:

• przedstawiają się oraz okazują upoważnienie,
  • informują o celu i zakresie kontroli.

Wyłącznie kontrolujący wykonują czynności kontrolne i dokumentują ich przebieg.

• Jeżeli uczestniczy specjalista – wykonuje wyłącznie czynności techniczne, a wynik przekazuje kontrolującym.
• Z czynności sporządza się protokół (w razie odmowy podpisu fakt ten jest odnotowywany).

ETAP 6 – Utrudnianie kontroli / odmowa współpracy

• Każde utrudnianie lub odmowa są dokumentowane (protokół/notatka: kto, kiedy i w jaki sposób).
• Może zostać wyznaczony ponowny termin, a w zależności od stanu faktycznego – rozważone zawiadomienie właściwych organów.
• Zabezpiecza się materiał dowodowy niezbędny do dalszych działań.

Co może nastąpić po kontroli

W zależności od ustaleń możliwe jest w szczególności:

• wezwanie do złożenia wyjaśnień lub przedłożenia dokumentów,
• podjęcie działań administracyjnych w celu ograniczenia negatywnego oddziaływania na środowisko,
• przeprowadzenie czynności sprawdzających wykonanie ewentualnych obowiązków.Początek formularza

---

NAJCZĘSTSZE PYTANIA

Czy kontrola zawsze jest zapowiadana?

Nie. Kontrola może być zapowiedziana albo doraźna – zależnie od okoliczności sprawy (np. charakter zgłoszenia, potrzeba pilnego sprawdzenia sytuacji).

Kto może wejść na posesję / do budynku?

Czynności kontrolne wykonują upoważnieni pracownicy Urzędu Gminy. Kontrolujący mają obowiązek:

• okazać upoważnienie i legitymację,
• wskazać cel oraz zakres kontroli.

Czy może przyjść firma zewnętrzna?

Firma zewnętrzna (specjalista) może uczestniczyć tylko pomocniczo – np. do oględzin technicznych lub pomiarów – i nie wykonuje czynności kontrolnych. Czynności kontrolne prowadzą wyłącznie upoważnieni pracownicy gminy.

Jakie dokumenty warto mieć przygotowane?

Warto posiadać (o ile są dostępne):

• dokumentację urządzenia grzewczego (instrukcja, karta produktu, dokumenty serwisowe),
• dokumenty zakupu paliwa (rachunki/faktury/paragony),
• protokoły przeglądów/czyszczenia przewodów kominowych (jeżeli były wykonywane),
• w przypadku drewna – informacja o sezonowaniu; dodatkowo, jeżeli to możliwe, potwierdzenie wilgotności drewna.Dół formularza

Ochrona danych osobowych (RODO)

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań gminy w obszarze ochrony środowiska. Szczegółowe informacje znajdują się w klauzuli informacyjnej RODO dostępnej na stronie internetowej gminy.